Genom att använda sig av en lokalmäklare sparar man mycket tid. En lokalmäklare har lång erfarenhet och stor kunskap om och kontakt med hela marknaden. En lokalmäklare kan, efter att ha analyserat behovet, välja ut lokaler som passar er bäst och bevakar samtidigt om nya alternativ skulle dyka upp. De flesta lokalmäklare kan även kan hitta andra möjliga alternativ – som inte är publicerade. Inför visningar ombesörjer och planerar lokalmäklaren med olika hyresvärdar. Mäklaren är också ett stöd för båda parter i hela processen, tills ett avtal har tecknats.
En lokalmäklare är specialiserad på att, pricksäkert och rationellt, marknadsföra lokaler mot företag med lokalbehov. Det önskade resultatet uppnås genom att både hyresgäst och hyresvärd blir nöjda med samarbetet och ett hyresavtal tecknas. Tjänsten kostar inget för hyresgästen utan betalas av hyresvärden. Om man som hyresgäst däremot vill lämna sin lokal i förtid och tar hjälp av en lokalmäklare betalar hyresgästen arvodet, men enbart då.
Man kan på egen hand eller med hjälp av en lokalmäklare hitta en annan hyresgäst som övertar avtalet under förutsättning att hyresvärden godkänner verksamhet och bolag.
Efter en analys väljer man tillsammans med mäklaren ut ett antal objekt som matchar behovet enligt checklistan, och tittar på lokalerna. Hittar man inte rätt väljer man ut några nya alternativ som man också besöker. Val av lokal är inte alltid rationellt utan ganska ofta emotionellt, hjärtat avgör många gånger och då måsta men ha sett, klämt och känt! Tänk på att det kan ta lång tid innan det går att flytta in. Många lokaler skall anpassas och då tar det 6-9 månader innan det är klart, beroende på omfattning.
Bestäm kostnadsram och budget för den nya lokalen så att ni hamnar rätt från början. Kanske sätter ni ett mål för den nya lokalkostnaden och har en maxgräns.
De faktorer som påverkar hyran för en lokal är; läget, fastighetens ålder, lokalens ålder, tekniska installationer, anpassningar och förstås efterfrågan på den specifika lokalen.
Välj den lokal, eller de lokaler, som bäst motsvarar era förväntningar enligt er kravspecifikation eller kravlista. Tänk på att inte bara beakta hur många kvadratmeter lokalen har, utan också hur effektiv den är – oavsett om det gäller kontorslokal eller lagerlokal. Hur många kan arbeta i lokalen? Hur många pallplatser ryms? Tänk på att ta bilder eller filma så att det finns bra presentationsmaterial att visa för kollegor, chefer eller projektgrupp när ni sen skall ta beslut om val av lokal eller lokaler.
Bestäm vad som är viktigast med den nya lokalen, det är svårt att få allt så var beredd på att kompromissa.
Se våra lediga lokaler
Hållbarhet blir allt viktigare och kan efterfrågas av personal, kunder och leverantörer. Om ni har en miljöpolicy så skall förstås den nya lokalen stödja den. Är huset miljöcertifierat och anpassas lokalen med återbrukat material? Är material som används dokumenterade?
Ta reda på vilka som hyr i huset och om det finns fler hyresgäster. Ta även reda på vilka bolag och verksamheter som finns i området och hur dessa harmoniserar med er. Undersök också vilken service som erbjuds runtomkring.
Skall det byggas i området inom en snar framtid? Det kan också gälla infrastrukturförändringar som vägar, järnväg och andra byggnader. Hur kommer det att påverka verksamheten och transporter till och från området? Var vetgirig och ställ många frågor!
Många gånger finns det flera som tittar på samma lokal och då kan kunskapen om just er avgöra. Tänk på att presentera er själva och ert bolag på rätt sätt för de hyresvärdar ni träffar på visning. Vilka är ni, vad gör ni, hur länge har ni funnits, hur många är ni, hur går det, hur ser framtiden ut, när vill ni flytta in och vad får lokalen kosta?
När man valt ut en eller flera lokaler behöver hyresvärden normalt ta hänsyn till anpassningar som kan behöva göras. Hur påverkar det hyran?
När man är överens presenteras oftast en ritning med en rumsbeskrivning där parterna får bekräfta att inga missförstånd uppstått. En hyra sätts, diskuteras och en överenskommelse nås.
Det är en fördel att välja fler lokaler. Alla lediga lokaler har i princip flera intressenter som har tittat och kommit olika långt i processen, därför kan ett alternativ snabbt försvinna. Normalt informerar hyresvärden eller lokalmäklaren om antal intressenter – men inte alltid.
Vilken typ av yta använder ni er av i dag – och vilken typ av ytor skulle kunna lyfta verksamheten? Tillgång till anpassade mötesrum, sociala ytor eller lokaler där ni kan visa upp era produkter på ett optimalt sätt är väldigt viktigt att överväga. Det bidrar till att medarbetare trivs, att ni utstrålar rätt känsla som lyfter varumärket och verksamheten.
Kom ihåg att det är viktigt att ni får med allt från början. När lokalen har börjat anpassas kan det vara både svårt och kostsamt att ändra sig. Tänk efter så att lokalen verkligen stödjer er verksamhet, ert arbetssätt, hur ni vill att bolaget uppfattas och att lokalen är attraktiv för nuvarande och nya medarbetare. Sen ska förstås alla trivas och må bra i lokalen. Det underlättar samarbete och ger personalen energi och arbetsglädje.
En viktig del när man letar ny lokal är att se över hyresavtalet. Innan ni undertecknar avtalet finns det flera viktiga saker att tänka på.
Efter att parterna är överens tar hyresvärden normalt fram ett hyresförslag som gås igenom tillsammans. Hyresavtalet reglerar vad som skall gälla för hyresförhållandet. Hyrestidens längd, hyra, andra avgifter, uppsägningstid och ansvarsfördelning (gränsdragningslista för lokaler).
Förutom hyran så blir man normalt debiterad för fastighetsskatt, värme, kyla, sophämtning och ibland även för snöröjning och sandning. El betalar man oftast på eget abonnemang. Vatten kan ingå, men inte alltid.
De flesta lokaler och fastigheter är registrerade för moms. Om du inte bedriver momspliktig verksamhet kan du inte hyra en momsad lokal. Det hjälper inte att bolaget är momsregistrerat, utan verksamheten måste vara momsad. Ibland ställer det till problem och då riskerar du att fastighetsägaren inte vill eller kan hyra ut.
Hyresavtalet är oftast ett standardavtal från Fastighetsägarna Sverige som är framtaget för att förenkla avtalsprocessen – för både hyresvärd och hyresgäst. Till detta standardavtal har många fastighetsägare tagit fram särskilda villkor för att förtydliga det som står i standardavtalet, eller komplettera med det som saknas. Hyresavtalet bör gås igenom noggrant så att man förstår innebörden i villkoren. Många fastighetsägare idag erbjuder gröna avtal – om det kravet ställs.
Hyresavtalet är normalt på tre eller fem år, men både längre och kortare tid förekommer. Vid stora investeringar kan man räkna investeringen på längre tid än hyresavtalet, lämnar man när avtalet går ut får man i så fall betala en lösen. Detta är för att hyran inte skall bli för hög under avtalstiden och den påverkas inte om man stannar den totala tiden ut.
Ta gärna hjälp av någon när ni skall läsa igenom avtalet. Det kan vara ett juridiskt ombud eller den lokalmäklaren som hjälpt till med lokalsökningen.
Efter att alla bilagor, med ritningar och gränsdragningslista, är presenterade skall det gås igenom. Man skall komma överens och justeringar kan behövas göras. Det skall dessutom fattas ett formellt beslut hos både hyresgästen och hyresvärden. Oftast behövs ett styrelsebeslut. Normalt tar detta minst en månad.
Att underteckna ett hyresavtal är inte en löpande förvaltningsåtgärd. Om inte VD tecknar firman, vilket hen normalt inte gör, så skall firmatecknarna skriva under. Idag sker detta oftast digital vilket förenklar processen och accepteras av de flesta bolag.