Inledningsvis kanske man inte har tagit något beslut kring val av material för lokalen. Golv, väggar, glaspartier, dörrar mm. Vad krävs för teknik, nätverk, strömförsörjning och belysning? Vad skall det vara för färger? Allt detta kan såklart också vara bestämt innan avtalet undertecknas, är det inte klart kommer besluten förstås att behöva fattas.
Det kan också vara så att man vid större anpassningar, ombyggnader eller nyproduktion behöver utse en projektledare och avsätta personal som kan medverka på vissa byggmöten där beslut fattas.
Inredning innefattar allt från färger, textilier och möbler. Hur ska ni inreda pentry, sociala ytor, konferensrum, hall och andra ytor? Det kan också behövas akustikfrämjande inredning som skärmväggar, arbetsplatsbelysning, hyllor och skåp för förvaring, kökstillbehör, blommor och lösa mattor. Tänk på att beställa i tid då det kan vara långa leveranstider.
Låt personalen vara med i processen! Det blir mer positivt och roligare för personalen om de får chans att ställa frågor och löpande information om hur flyttprojektet går, vad som är klart, vad som görs nu, när flytten sker och vad det innebär för var och en vid själva flytten.
Vad behövs det för avtal till den nya lokalen? Gå igenom de avtal ni har idag och begär flytt på det ni vill skall gälla även efter flytten. Exempelvis företagsförsäkring, städning, larm, lås, post, bredband, nätverk, frukt och kontorsmaterial.
Adressändring behöver göras till myndigheter, post, banker, kunder, leverantörer, på trycksaker, webb, sociala medier, Google, hitta.se mm.
Eftersändning av post behöver beställas så att det som skickas fel kommer rätt. Det behöver göras några veckor innan flytten sker.
Boka en flyttfirma i god tid och prata igenom själva flytten med flyttfirman. Organisera så att flytten blir så enkelt och smidigt som möjligt. Flyttbolaget har ofta förslag på hur den ska genomföras. Tänk på att tunga saker, exempelvis kopieringsmaskin, kan behöva hanteras separat. Kontrollera att alla maskiner är transportförsäkrade.
Informera och instruera personalen om lås, larmbricka, porttelefon, WiFi och annat som är bra att veta för att allt skall fungera så bra som möjligt på den nya arbetsplatsen.
Ni behöver också gå igenom hur ni skall arbeta och hur ni skall sitta om ni har flexibla arbetsplatser, så att alla vet vad det är som gäller och hur det är tänkt att fungera.
Planera en invigning/inflyttningsfest för personal, kunder och leverantörer och låt lokalen bli den energikick som bolaget och er omgivning mår bäst av.