Ska ditt företag flytta?

Vad är syftet med flytten och byte av kontorslokal?

Har ni vuxit ur den nuvarande lokalen, eller är den för stor? Har den för hög hyra eller fel läge? Behöver ni boosta er verksamhet, eller kräver er verksamhet någon annan typ av utformning? Vill ni ge ett annat intryck av bolaget? Stämmer inte nuvarande lokal överens med det uttryck ni vill förmedla era kunder och anställda?

Analysera behovet

Tänk långsiktigt. Det kostar att flytta, därför bör man alltid försöka ta höjd för kommande förändringar. Fundera över bolagets framtidsplaner. Hur kommer bolaget utvecklas? Kommer ni behöva anställa fler? Behöver ni förändra ert arbetssätt? Kan ni ta beslut om lokalen på 3 eller 5-års sikt? Vad tycker personalen?

Vilka lägen är aktuella, hur viktigt är det med bra kommunikationer? Behövs parkeringsplatser, och i så fall, hur många?

Bild - Ska ditt företag flytta?

Hur skall ni arbeta?

Är den nya lokalen optimal för ert sätt att arbeta? Tänk på att den nya lokalen ska fungera som ett stöd för verksamheten där ni kan skapa en miljö som kan ge personalen energi och arbetsglädje.

Är lokalen viktig för att attrahera nuvarande och nya medarbetare?

Det kan vara en avgörande faktor att lokalen ligger centralt, att det är enkelt att ta sig dit och att omgivningen erbjuder den service och nöje man vill åt. Är det viktigt för er med ett specifikt läge för att kunna attrahera nya medarbetare att välja just ert bolag vid rekrytering?

Hur ser konjunkturen ut?

Det är viktigt att hålla koll på vad som händer i omvärlden och hur det kan påverka er idag och på sikt. Ta höjd för eventuell expansion och kommande förändringar av arbetssätt.

Bild - Ska ditt företag flytta?

Låt personalen vara med!

Tänk på att involvera personalen i ett tidigt stadie. Genom att skapa en projektgrupp kan ni lyssna in vad personalen tycker och känner inför en flytt. Gör en kravlista för lokalens utformning, planlösning, vilka funktioner som är viktiga, budget, arbetssätt på kontoret, utformning på lagret, vart lokalen skall ligga och andra viktiga och specifika egenskaper. Ta reda på formella förutsättningar, som när ert nuvarande avtal går ut och hur ni kan lösa det om det är långt tid kvar på kontraktet.

Gör en lokalspecifikation!

Gör en kravspecifikation på var lokalen ska ligga, hur lokalen skall användas, hur den ska vara disponerad, hur mycket den får kosta samt en budget för själva flytten. Se checklista. Det är skillnad på krav och önskemål, gör gärna en lista där ni kan värdera och gradera era önskemål. Det går sällan att få det exakt som man vill, trots att det alltid finns utrymme att bygga om, var beredd på att kompromissa.

Nu är det dags att börja leta lokal!

Leta lokal